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Los distintos tipos de cálculo en Tableau

Pocas veces tenemos todos los datos que necesitamos en una base de datos, lo que implica que necesitemos realizar cálculos y crear campos adicionales que nos permitan responder a las preguntas que nos interesan.

Uno de los puntos fuertes de Tableau es precisamente la posibilidad de crear cálculos que añadan valor y profundidad a la información de la que disponemos pero ¿qué tipos de cálculo se pueden crear en Tableau y cuando usar cada uno de ellos? Vamos a hacer un repaso a los mismos en este post, pero lo primero, ¿cómo podemos crear un cálculo en Tableau?

Como casi todo en Tableau, tenemos varias formas de hacerlo. La primera, desde el menú de Análisis > Crear campo calculado. O también desde el pequeño icono de opciones al lado de la barra de búsqueda de variables en en la sección de datos y luego haciendo click en Crear Campo calculado…

Ambas opciones nos mostrarán una nueva ventana donde podremos crear nuestro cálculo dándole siempre un nombre y escribiendo la expresión que queramos. Además hay un acceso directo a todos las funciones y cálculos de Tableau.

Ahora que ya sabemos como crear un campo calculado, vamos a hablar de los distintos tipos de cálculos que podemos hacer en Tableau:

  • Cálculos a nivel de fila o de registro.
  • Cálculos agregados.
  • Cálculos LOD (Level of Detail).
  • Cálculos de Tabla (Table Calculations).

Cálculos de fila o registro

Son el tipo de cálculo más sencillo en Tableau y el más intuitivo de crear. Con los cálculos de fila, Tableau realizará el cálculo que indiquemos para cada una de las filas de nuestra fuente de datos. Así, si tenemos dos medidas, una con el importe de una venta (Total) y otra con el descuento aplicado en porcentaje (Descuento), podemos calcular la cantidad descontada con un campo calculado: [Total] * [Descuento]

Tableau incluirá además un mensaje en la parte inferior del cálculo indicando que no hay ningún error en el mismo y que el cálculo es válido. Por lo que podremos hacer click en aceptar y ahora el campo calculado estará disponible en nuestra ventana de datos para usarlo en cualquier vista. Además, Tableau mostrará con un símbolo de “=” junto a la nueva variable para indicarnos que se trata de un cálculo y no de una variable de nuestra fuente de datos.

Por supuesto, este tipo de cálculos se pueden usar para casos más complejos, como por ejemplo funciones IF… ELSE, etc. En nuestro ejemplo, al tratarse de una medida, cuando utilicemos la nueva variable en una gráfica, Tableau por defecto la agregará, como cualquier otra medida.

La clave de este tipo de cálculos es precisamente esa: Tableau realiza el cálculo para cada una de las filas de mi fuente de datos, y posteriormente agregará los resultados de cada fila.

Cálculos agregados

El segundo tipo de cálculo en Tableau son los cálculos agregados. Este tipo de cálculo es especialmente útil cuando queremos calcular porcentajes, ratios, etc. Es decir, cuando no queremos que Tableau realice el cálculo para cada fila para luego agregar los datos, sino que queremos primero agregar los datos, y luego realizar el cálculo.

Un ejemplo: Tenemos datos de número de alumnos por género y el número de alumnos que aprueban un examen.

Si quisieramos calcular el porcentaje de alumnos que aprueban, no deberíamos hacer un cálculo a nivel de fila como anteriormente, ya que si lo hacemos de ese modo, es decir: [Aprueban] / [Alumnos] Tableau posteriormente sumará los resultados de cada fila. Es decir, Tableau estaría haciendo lo siguiente:

Evidentemente, no pueden aprobar el 130% de los alumnos. El cálculo por tanto no es correcto ¿Cómo haríamos esto en un sencillo archivo Excel? Muy fácil, primero sumaríamos el número de alumnos que aprueban, luego sumaríamos el total de alumnos y luego dividiríamos el primer número entre el segundo:

En Tableau tendremos que hacer exactamente lo mismo: sumar primero los resultados de cada variable y luego realizar la división. Es decir, tendremos que realizar lo que llamamos un cálculo agregado:

De esta forma, no sólo el cálculo será ahora correcto también en Tableau, sino que me permite utilizar luego cualquier dimensión para que Tableau realice el cálculo para cada uno de los elementos de dicha dimensión. De forma que sólo tengo que realizar el cálculo una vez para poder desglosar la información como yo quiera. Además, al utilizar dicho cálculo en un gráfico, Tableau ya no realizará la suma, sino que me indicará con las siglas AGG que se trata de un cálculo que ha sido agregado previamente:

Por supuesto, puedo utilizar otras agregaciones y no sólo la suma. como PROM para la media, MAX o MIN para valores máximos o mínimos, MEDIAN para la mediana, etc.

Cálculos LOD (Level of Detail)

Tableau siempre realizará un cálculo al nivel de detalle de las dimensiones que utilicemos en el gráfico. Es decir, si creo un gráfico con el Porcentaje de alumnos que aprueban y añado una dimensión de Ciudad y otra de Sexo, Tableau calculará el porcentaje para cada Sexo de cada Ciudad. Los cálculos LOD lo que nos permiten es tener mayor control sobre la granularidad a la que queremos realizar un cálculo, permitiéndonos de este modo realizar un cálculo con una granularidad mayor que la que tenemos en un gráfico (INCLUDE), una granularidad menor (EXCLUDE) o fijar la granularidad a un nivel concreto (FIXED).

Vamos a ver un ejemplo. Si quisiera saber el descuento medio aplicado a las ventas en las distintas subcategorías de producto en cada uno de mis segmentos de cliente, podría sencillamente utilizar la medida descuento y las dimensiones segmento y subcategoría:

Esto me permite ver que hay subcategorías de producto, como las mesas, donde estamos aplicando descuento mucho más elevados que en otras, como en el caso de Teléfonos. Pero tal vez no sea esto exactamente lo que quiera analizar. Tal vez necesite analizar la diferencia del descuento aplicado a cada subcategoría de producto a la media del segmento. Para saber, para cada segmento, en qué subcategorías de producto estamos aplicando descuentos mucho mayores o menores. Pero, ¿cuál es el descuento medio aplicado a cada segmento? El siguiente:

En este caso nos enfrentamos a un reto con cualquier herramienta de BI, ya que queremos realizar un análisis utilizando distintos niveles de agregación: quiero saber cómo es de diferente el descuento aplicado a cada subcategoría de producto y en cada segmento respecto a la media total del segmento.

Para este tipo de casos es cuando los cálculos LOD son muy útiles. Ya que podríamos crear un cálculo en Tableau que excluya el nivel de detalle de la subcategoría y calcule la media de descuento para cualquier dimensión en mi gráfico pero siempre excluyendo la variable Subcategoría. Para ello utilizaremos un cálculo LOD con la función EXCLUDE como este:

Con este cálculo le estoy diciendo a Tableau que me calcule la media del descuento, pero excluyendo la variable Subcategoría en el mismo. Si añadimos este cálculo en el primer gráfico, podremos ver la diferencia entre la media de descuento, y la media excluyendo la subcategoría:

En este caso, el segundo gráfico de barras para cada segmento nos da el mismo resultado: 13% en el segmento Cliente, 14% en Empresa y 14% también en Pequeña empresa. Esos datos coinciden con el gráfico que vimos más arriba, ya que Tableau está calculando el descuento medio para cada dimensión que tengo en el gráfico pero siempre excluyendo la subcategoría. En este caso, si excluimos la subcategoría la única otra dimensión que estamos utilizando es Segmento, por lo que Tableau devuelve en cada caso el descuento medio aplicado al Segmento para cada una de las Subcategorías.

Ahora simplemente podría realizar un cálculo adicional con la diferencia entre mi promedio y mi promedio excluyendo la Subcategoría, y responder a mi pregunta:

En la Subcategoría Mesas estamos aplicando descuentos medios mucho mayores que la media de cada segmento. Y también destacan los descuentos aplicados en Máquinas en el Segmento Empresa.

Este sencillo ejemplo es sólo una muestra de las preguntas más complejas que se pueden responder en Tableau utilizando cálculos LOD. Pero os dejo a continuación un enlace a 15 ejemplos realmente interesantes que explica Bethany Lyons en este blog.

Cálculos de Tabla (Table Calcs)

El último tipo de cálculo en Tableau son los cálculos de tabla. La particularidad de los cálculos de tabla es que mientras todos los cálculos anteriores se calculan en la fuente de datos, los cálculos de tabla se calculan localmente una vez Tableau ha creado la visualización correspondiente.

Si analizamos el total de ventas para cada Segmento y cada Subcategoría, obtendríamos un gráfico como este:

Pero, ¿qué ocurre si no quiero saber el número absoluto, sino por ejemplo el porcentaje de ventas para cada segmento? Los cálculos de tabla son especialmente útiles en estos casos. Tableau cuenta con varios cálculos de tabla ya predefinidos. Si hacemos click derecho en la medida con la que queremos trabajar en la visualización y vamos al menú de Calculos de tablas rápido veremos que hay una opción para calcular el porcentaje del total:

Con lo que Tableau calculará en este caso el porcentaje para cada segmento:

La ventaja de este tipo de cálculos es que además puedo hacer de nuevo click derecho en dicha medida y especificar a Tableau cómo quiero que se calcule dicho porcentaje. En este caso Tableau está calculando el porcentaje Tabla (abajo). En este caso, en el sentido de la variable que tenemos en columnas, es decir el porcentaje de ventas para cada Segmento. Pero podría modificarlo para calcular la distribución de ventas de cada Subcategoría entre los distintos Segmentos con la opción Tabla (a lo largo) desde el nuevo menú contextual Calcular usando… haciendo click de recho en la variable en mi visualización:

De forma que ahora obtendremos la distribución de ventas de cada Subcategoría entre los distintos Segmentos (es decir, la suma de ventas de los distintos segmentos es 100% para cada Subcategoría):

Como decíamos, la particularidad de estos cálculos es que Tableau primero crea la visualización (la suma de ventas para cada segmento y subcategoría) y una vez tiene los resultados crea el cálculo de tabla.

La ventaja de estos cálculos de tabla es que Tableau cuenta con una amplia variedad de cálculos predefinidos (porcentaje, acumulado, diferencia, promedio movil, etc). Pero tiene muchos más cálculos de tabla disponibles para cubrir nuestras necesidades de análisis.

De hecho, Tableau nos indica que hay un cálculo de tabla con un icono en nuestra variable en la visualización.

Es más, podríamos hacer este cálculo nosotros directamente utilizando las funciones de Cálculos de Tabla disponibles. En este caso la función TOTAL. Dicha función TOTAL calcula el total de una medida para todos los elementos de nuestra visualización. Pudiendo posteriormente nosotros elegir cómo queremos que dicho cálculo se realice (para cada fila, para cada columna, para todos los resultados, etc).

Cálculos para sacar el máximo partido a nuestro análisis

En definitiva, se trata de utilizar el tipo de cálculo que necesitemos para nuestro análisis. La ventaja de Tableau es que contamos con distintos tipos de cálculo para cubrir todas nuestras necesidades, desde aspectos más sencillos hasta preguntas mucho más complejas.

Esperamos que os haya sido útil y os ayude a entender mejor las distintas opciones disponibles en Tableau para sacarle el máximo partido a vuestros datos.

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