Los datos son la mayor fuente de información que una empresa tiene sobre sus clientes, procedimientos, empleados y trabajos. En la era digital en la que vivimos, las empresas y organizaciones cada vez dependen más de estos datos para tomar decisiones informadas y estratégicas. Pero ¿alguna vez te has preguntado qué son los datos estructurados y por qué son tan importantes en el mundo de la tecnología y de los negocios?

¿Qué son los datos estructurados?

Los datos estructurados son datos que se organizan en un formato específico, predefinido y estandarizado, de forma que pueden ser leídos y entendidos de forma eficaz tanto por software como por personas.

Por lo general, este tipo de datos se encuentran en tablas o bases de datos, donde cada elemento de información se almacena en una celda, columna o campo determinado. Esta organización permite una búsqueda, clasificación y análisis de los datos más eficiente.

Por ejemplo, pensemos en una base de datos estructurada que contiene información sobre transacciones financieras, con columnas como fecha, cantidad y tipo de transacción. A partir de esta estructura, es posible realizar cálculos como el total de ingresos en un período determinado o el promedio de gastos por categoría.

En contraste, los datos no estructurados, como grabaciones de audio en conversaciones de servicio al cliente, documentos de Word o notas, presentan mayores dificultades para el análisis debido a que su formato no se ajusta a ningún modelo y a que no tienen una estructura fácil de identificar.

Estos datos estructurados se utilizan en una amplia variedad de aplicaciones, desde la administración de empresas hasta la investigación científica. A pesar de que los datos estructurados representan apenas el 20 % del total de datos a nivel global, debido a su accesibilidad y a sus resultados precisos, constituyen el pilar fundamental del fenómeno conocido como big data.

Cuáles son las características de los datos estructurados

Sin importar el método de almacenamiento o la naturaleza de la información, los datos estructurados cuentan con una serie de características distintivas:

Organización en tablas

Los datos estructurados se organizan en tablas, donde cada tabla tiene filas y columnas. Cada fila representa un dato y cada columna representa un atributo específico.

Esquema definido

Los datos estructurados tienen un esquema predefinido que describe la estructura de la tabla y los tipos de datos de cada columna. Esto significa que se conoce de antemano qué tipo de información contendrá cada celda en la tabla.

Valores homogéneos

Cada columna en una tabla de datos estructurados contiene valores del mismo tipo de datos. Por ejemplo, una columna puede contener solo números enteros, otra solo fechas y así sucesivamente.

Relaciones definidas

En las bases de datos relacionales, las tablas pueden estar relacionadas entre sí mediante claves primarias y claves foráneas. Esto permite establecer relaciones y realizar consultas que involucren información de múltiples tablas.

Cuáles son sus ventajas

Las ventajas de los datos estructurados son muy numerosas y abarcan una amplia variedad de aplicaciones y sectores. Estas son solo algunas de las ventajas más destacadas de trabajar con datos estructurados:

Consultas, filtrado y búsquedas más precisas

Debido a su estructura organizada y a la utilización de índices, los datos estructurados permiten hacer consultas y búsquedas de manera eficiente, lo que es especialmente útil cuando se trata con grandes conjuntos de datos.

Análisis eficiente 

Debido a su estructura predefinida y uniforme, los datos estructurados son ideales para el análisis y la minería de datos. Las herramientas de análisis pueden extraer información valiosa y patrones significativos de estos datos de manera más eficiente, lo que ayuda en la toma de decisiones fundamentadas.

Generación de informes y visualización

La naturaleza organizada de los datos estructurados facilita la creación de informes y visualizaciones claras. Las tablas y gráficos pueden presentar la información de una manera más comprensible y visual.

Automatización simplificada 

Los sistemas automatizados y algoritmos encuentran más fácil procesar datos estructurados debido a su formato. Esto es esencial en aplicaciones que requieren automatización, como la gestión de inventario, el seguimiento de ventas o la monitorización de sistemas industriales.

Compatibilidad con otras herramientas

Los datos estructurados son más compatibles con sistemas y aplicaciones diferentes. La posibilidad de integrar datos entre plataformas y sistemas distintos es una ventaja clave para las empresas que dependen de múltiples herramientas y fuentes de información.

Ahorro de tiempo y recursos

La organización de los datos estructurados reduce la necesidad de limpiar y formatear constantemente los datos antes de su análisis. Esto ahorra tiempo y recursos valiosos, permitiendo que los equipos se centren en tareas más importantes.

Facilita la detección de errores

Los datos estructurados facilitan la identificación de errores y discrepancias. Los valores atípicos y las inconsistencias son más fáciles de detectar en un formato organizado, lo que contribuye a la calidad general de los datos.

Apoyo en la toma de decisiones

La organización y la accesibilidad de los datos estructurados permiten tomar decisiones más informadas y fundamentadas. Ya sea en el ámbito empresarial, científico o social, contar con datos confiables y bien estructurados es esencial para una toma de decisiones exitosa.

Cumplimiento normativo

En muchos sectores, como la salud y las finanzas, es necesario cumplir con regulaciones estrictas en cuanto al almacenamiento y la gestión de datos. Los datos estructurados facilitan el cumplimiento de estas regulaciones al proporcionar un enfoque ordenado y auditable para el manejo de información sensible.

Diferencias entre los datos estructurados y los no estructurados

Si bien los datos estructurados ofrecen muchas ventajas, no se debe subestimar el poder de los datos no estructurados. Estas son algunas de las diferencias clave entre los dos tipos de datos:

• Organización. Los datos no estructurados no se ajustan a un modelo de datos y no tienen una estructura reconocida. Son más complicados de analizar debido a esa falta de un formato definido.
• Volumen. En la era digital actual, los datos no estructurados tienden a tener un volumen mucho mayor que los datos estructurados. La explosión de las redes sociales y el contenido multimedia ha contribuido significativamente a esta avalancha de datos no estructurados.
• Contexto. Los datos no estructurados a menudo requieren un análisis de contexto más profundo para extraer información significativa. El procesamiento del lenguaje natural y otras técnicas avanzadas son necesarios para comprender el significado detrás de estos datos.
• Variedad. Los datos no estructurados vienen en una variedad de formas, desde transcripciones de voz hasta publicaciones en redes sociales. Esta diversidad puede dificultar su integración y análisis, a diferencia de los datos estructurados uniformes.

En resumen, tanto los datos estructurados como los no estructurados tienen su importancia en el mundo de la información. La combinación y el análisis conjunto de ambos tipos de datos puede impulsar avances muy significativos en diversas industrias. Contacta con nosotros si quieres conocer más sobre qué son los datos estructurados o el uso del big data en las empresas